Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead, is deze groep geïntroduceerd. De definitie omvat naast alle loonkosten van de met name genoemde zogenaamde PIOFACH- functies in de definitie van ‘Vensters voor Bedrijfsvoering’, ook de ICT kosten van alle PIOFACH-systemen, alle huisvestingskosten, de lasten van uitbesteding bedrijfsvoering en naar rato de rentekosten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces.

Dat betekent dat in ieder geval de kosten in verband met de volgende elementen tot kosten van overhead worden gerekend en moeten worden opgenomen:

• financiën, Toezicht en Controle gericht op de eigen organisatie;
• personeel en organisatie;
• inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);
• interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie;
• juridische zaken;
• bestuurszaken en bestuursondersteuning (exclusief de griffie, omdat die geen onderdeel uitmaakt van de ambtelijke organisatie);
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;
• facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning primair proces.

Om het percentage overheadkosten te berekenen dienen de kosten van Overhead zoals begroot en straks verantwoord op taakveld 0.4 gedeeld te worden door het totaal saldo van de lasten (exclusief de toevoegingen aan reserves).
Dit saldo is voor Noordoostpolder ruim 124 miljoen en de overheadkosten zijn 13,5 miljoen. Dat geeft een overheadpercentage van 10,9%.